Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

Kuvagalleria

Tiedote 2.4.2014: Digitalisoituminen on muuttanut toimistotyötä merkittävästi

Lisätty 02.04.2014

Ajankohtaista

2HUH 2014

Tiedote 2.4.2014: Digitalisoituminen on muuttanut toimistotyötä merkittävästi

Tiedote 2.4.2014: Digitalisoituminen on muuttanut toimistotyötä merkittävästi

Toimintojen digitalisoituminen on muuttanut toimistotyötä viimeisen kahden vuosikymmenen aikana merkittävästi. Uusien tietoteknisten ratkaisujen myötä käytännöt ja toimintatavat ovat uudistuneet ja tehostuneet. Kokonaisia ammattikuntia on poistunut ja uusia on tullut tilalle.

 

Digitalisoitumisen tuomia muutoksia toimistotyöhön ja tulevaisuuden mahdollisuuksia pohdittiin Toimisto- ja tuottavuusyhdistyksen järjestämässä Tehosta toimistoasi – Hyödynnä digitalisoitumisen mahdollisuudet –seminaarissa Helsingissä 2.4.2014.

 

Seminaarin avasi tekn.lis. Jarmo Hallikas, joka loi yleiskuvan digitalisoinnin tuomista muutoksista työn tehokkuudessa sekä työtavoissa ja työtottumuksissa.

 

– Digitaalisuus järisyttää toimistomaailmaa. Toimisto vaatii jatkuvaa kehittämistyötä, missä otetaan huomioon erilaisten sidosryhmien tarpeet ja sidosryhmistä tulevat paineet. Organisaatiot voivat entistä tehokkaammin välittää keskenään tietoa ja viestejä. Työtehtäviä voidaan suorittaa ajasta ja paikasta riippumatta. Lomakkeita voidaan täyttää mitä erilaisimmilla päätelaitteilla: liikuteltavat kassapäätteet, kännykät ja kannettavat. Big data mahdollistaa myöskin ei määrämuotoisesti esitetyn tiedon analysoinnin. Sosiaalinen media puolestaan mullistaa monien yritysten markkinoinnin ja tuotekehityksen, Jarmo Hallikas Falcon Leader Oy:stä totesi.

 

Paperiton toimisto lisäsi työviihtyvyyttä ja tehokkuutta

 

Canon Oy toteutti vuoden 2013 aikana pääkonttorissaan muutoksen, jossa siirryttiin paperittomaan toimistoon uudistamalla toimitiloja ja toimintatapoja. Lähtötilanteessa liiketoiminnan kannalta tärkeää informaatiota oli henkilöstön työpöydillä tulosteina, sähköposteissa ja omissa tietokoneissa. Käytössä oli paljon henkilökohtaisia tulostimia ja ryhmäkohtaisia monitoimilaitteita. Toimistossa oli valtavasti paperiarkistoja mappikaapeissa.

 

Uudistuksessa toimistotilat muutettiin monitoimitiloiksi ilman vakioistumapaikkoja. Henkilö- ja ryhmäkohtaiset tulostimet korvattiin monitoimilaitteilla. Pilvipalvelut tulivat käytettäviksi kaikkialta ja henkilöstölle hankittiin etätyöskentelyyn sopivat työkalut. Arkistointi hoidetaan nykyään sähköisesti ja paperiaineistot muutetaan digitaaliseen muotoon.

 

Paperittomaan toimistoon siirtyminen toi Canonille juuri niitä tuloksia, joita projektilla tavoiteltiinkin. Henkilöstön viihtyvyys uudistetuissa tiloissa parantui merkittävästi.

 

– Huomattavia säästöjä syntyi toimitilojen vuokrakustannuksissa, kun tilantarve vähentyi muun muassa digitaalisen arkistoinnin ansiosta. Tulostaminen ja paperijätteen määrä väheni merkittävästi. Lisäksi säästöjä tuli sähkön ja lämmön kulutuksessa ja ajokilometreissä, johtaja Pertti Karimo Canon Oy:stä kertoi.

 

Mobiililaitteista apua liikkuvaan työhön

 

Mobiililaitteita on mahdollista hyödyntää liikkuvassa työssä paljon nykyistä enemmän ja tehokkaammin. Liikkuvan työn tekijä voi olla esimerkiksi sähköasentaja, joka korjaa kaivuutöissä rikkoutuneen kaapelin tai hoitotyötä tekevä lähihoitaja, joka hoitaa vanhuksia heidän kodeissaan. Liikkuvalle työlle on ominaista, että kesken työpäivän on tarve tietää erilaisia asioita ja kirjata tehtyjä toimenpiteitä ylös.

 

– Toimintatapamme on nykyään se, että soittelemme ympäriinsä ja kyselymme kuka tietäisi ja muistaisi. Lähettelemme tekstiviestejä ja sähköposteja ja ihmettelemme tämän tästä samoja asioita. Tällainen prosessi on tehoton ja virhealtis. Sen sijaan moderni, tehokas ja virheitä estävä toimintatapa on sellainen, jossa työohjeet ja kiireellisten uusien töiden taustatiedot haetaan ja saadaan puhelimessa olevaan sovellukseen. Tehdyt työtunnit ja asiat kirjataan puhelimella tai tabletilla ja ne näkyvät reaaliajassa yrityksen taustajärjestelmässä. Tunnit siirtyvät suoraan laskutukseen ja tehdyt asiat opiksi koneiden ja yrityksen historiatietoihin, DI Tapani Ranta Edapco Oy:stä kertoi.

 

Lahden kaupunki siirtyi sähköiseen arkistointiin

 

Lahden kaupunki – kuten useat muutkin kunnat – toimi pitkään paperipohjaisessa toimintaprosessissa, joka on hidas, huonosti ennustettava ja ennen kaikkea hyvin kallis ylläpitää. Toiminnan tehostamiseksi ja asiakaspalvelun parantamiseksi Lahden kaupunki osti vuonna 2011 Elinar Oy:n sähköisen arkistoinnin ratkaisun. Kaupungin tärkeimmät operatiiviset järjestelmät, kuten yhdyskuntasuunnittelun ja kunnallisen päätöksenteon järjestelmät on integroitu keskitettyyn arkistointiratkaisuun. Tarvittavat metatiedot tuotetaan useille asiakirjalajeille täysin automaattisesti oppivan ja älykkään luokittelutoiminnallisuuden avulla.

 

Ratkaisu mahdollistaa 100 % paperittoman toiminnanohjauksen, päätöksenteon ja arkistoinnin. Ratkaisu nopeuttaa Lahden kaupungin prosesseja, vähentää virheitä ja parantaa näkyvyyttä toimintaan sekä päätöksentekoon. Kaupungin palveluksessa toimivat asiantuntijat voivat keskittyä olennaiseen eli korkean lisäarvon työhön.

 

– Sähköinen arkistointi ja toiminnanohjaus yhdistettynä älykkääseen luokitteluun poistaa prosessista monia turhia tiedon syöttöön, liikutteluun ja hakemiseen liittyviä työvaiheita. Lisäksi manuaalityöhön liittyvien virheiden ja viiveiden mahdollisuus pienenee aivan olennaisesti, kertoi myyntipäällikkö Lasse Ahokas Elinar Oy:stä.

 

Ohjetietopankista standardeita verkkolomakkeisiin

 

Lisäksi seminaarissa esiteltiin ja haettiin yhteistyökumppaneita Toimisto- ja tuottavuusyhdistyksen Ohjetietopankki-hankkeeseen. Ohjetietopankki on verkkopalvelu, josta lomakkeita tarvitsevat sovelluskehittäjät saavat käyttöönsä valmiita lomakepohjia sekä niiden standardoidut asiakirjarakenteet ja ohjetiedot. Tämä on ensimmäinen palvelu, joka standardoi lomakkeissa käytettävät ohjetiedot monikielisesti. Kustannussäästöt ovat merkittävät, kun valmiit erikieliset sanat tukevat lomakesuunnittelua ja nopeuttavat oikolukua. Palvelu mahdollistaa asiakirjojen automaattisen käännöksen halutuille kielille.

 

Lisätietoja:

Toimisto- ja tuottavuusyhdistys ry

Risto Lehtinen puh. 0400 400446

Markus Tahvanainen puh. 045 1131657